Leitfaden zur Arbeit an anderen Orten – (Alternierende) Wohnraum- und Telearbeit

Für den h?uslichen Arbeitsplatz ist die Nutzung eines eigenen Arbeitszimmers wünschenswert. Zumindest muss der h?usliche Arbeitsplatz von der übrigen Wohnung durch eine abschlie?bare Tür abtrennbar sein, damit sich dort befindliche Unterlagen und IT-Systeme au?erhalb der Bereiche befinden, in denen sich weitere Bewohner oder Besucher aufhalten. Bei spontanen Besuchen kann so der Arbeitsplatz kurzfristig verlassen und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Fenster und nach au?en gehende Türen (Balkone, Terrassen) müssen in Zeiten, in denen ein Raum mit dem Arbeitsplatz nicht besetzt ist, geschlossen werden. Au?entüren sind abzuschlie?en.

Der Wohnraumarbeitsplatz muss in der Wohnung der/des Besch?ftigten in einem Raum gelegen sein, der für einen dauernden Aufenthalt geeignet und zugelassen ist. Der Arbeitsplatz muss für die Aufgabenerledigung unter Berücksichtigung der allgemeinen Arbeitsplatzanforderungen geeignet sein.

Zur ?berprüfung der Einhaltung der arbeitsschutzrechtlichen, der sicherheitstechnischen und der datenschutzrechtlichen Anforderungen kann eine Endabnahme durch die Besch?ftigungsstelle erfolgen. Die Besch?ftigungsstelle und die/der Besch?ftigte vereinbaren zu diesem Zweck ein Betretungsrecht. Termine werden im Einvernehmen mit der/dem Besch?ftigten festgelegt. Bei der Endabnahme wird der Fachkraft für Arbeitssicherheit, der Betriebs?rztin bzw. dem Betriebsarzt, der/dem Datenschutzbeauftragten, dem zust?ndigen Personalrat und der/dem Gleichstellungsbeauftragten mit Zustimmung der/des Besch?ftigten die M?glichkeit zur Teilnahme einger?umt.

Dank immer kleinerer und leistungsf?higerer IT-Systeme ist es heutzutage m?glich, nahezu überall zu arbeiten. Dadurch kann jede beliebige Umgebung zu einem mobilen Arbeitsplatz werden, also beispielsweise ein Hotelzimmer, der Sitzplatz in Eisenbahn oder Flugzeug. Solche mobilen Arbeitspl?tze k?nnen leider nur sehr beschr?nkt eingerichtet werden und müssen im Allgemeinen so genutzt werden, wie sie vorgefunden wurden. Daher ist immer zuerst von jedem Besch?ftigten zu entscheiden, ob die jeweilige Umgebung geeignet ist, um als mobiler Arbeitsplatz genutzt zu werden. Gründe, die dagegen sprechen, sind beispielsweise die folgenden:

• Die zu bearbeitenden Informationen sind zu sensibel, um au?erhalb der geschützten Büroumgebung bearbeitet zu werden. (vgl. "Informationen: Klassifizierung und Umgang")
• Die Umgebung erlaubt es nicht, ohne Einsichtnahme Dritter zu arbeiten, z. B. bei engen Sitzpl?tzen in der Bahn oder dem Flugzeug.

Grunds?tzlich sollte bei der Mitnahme von Dokumenten und Daten die Vertraulichkeit von Informationen beachtet werden (vgl. Abschnitt zum "Umgang mit Informationen“).

Akten und Unterlagen, die für die Arbeiten im h?uslichen Bereich ben?tigt werden, werden i.d.R. von den Besch?ftigten selbst transportiert. Die Mitnahme kompletter Personalakten oder anderer besonders schutzwürdiger Unterlagen zur Bearbeitung am Wohnraumarbeitsplatz ist aus dienstlichen Gründen verboten. Soweit von der Otto-Friedrich-Universit?t Bamberg für den Transport von Akten und Unterlagen verschlossene Beh?ltnisse zur Verfügung gestellt werden, sind diese zu benutzen. Die Besch?ftigten trifft eine besondere Sorgfaltspflicht beim Transport der Unterlagen, insbesondere bei Benutzung ?ffentlicher Verkehrsmittel. Alle Unterlagen und Daten, die für die Bearbeitung im h?uslichen Bereich ben?tigt werden, sind von den Besch?ftigten so zu schützen, dass sie nicht abhandenkommen und Dritte keine Einsicht oder keinen Zugriff nehmen k?nnen. Für die Aufbewahrung von Akten in der Wohnung muss ein verschlie?barer Schrank oder ein verschlie?barer Teil eines Schrankes vorhanden sein soweit nicht Transportbeh?ltnisse zur Aufbewahrung herangezogen werden k?nnen. Die Akten dürfen in der Wohnung nicht offen ausliegen. Dritte einschlie?lich Familienangeh?rige dürfen keinen Einblick in die Akten erhalten.

Die Besch?ftigten stellen den Arbeitsraum und Telefon- sowie Internetanschluss. Gespr?chsgebühren werden von den Besch?ftigten getragen. Die Otto-Friedrich-Universit?t Bamberg stellt, sofern technisch und wirtschaftlich m?glich, die zur Aufgabenerfüllung notwendigen Verbrauchsmaterialien sowie die erforderlichen Einrichtungen der Informations- und Kommunikationstechnik zur Verfügung und übernimmt deren Wartung und Reparatur. Die Wartungs- und Reparaturarbeiten erfolgen durch die Abteilung PC-Service des IT-Service und finden in R?umen des Geb?udes Rechenzentrum statt. Die Ger?te werden von den Besch?ftigten selbst zum IT-Service transportiert und nach Abschluss der Arbeiten von den Besch?ftigten abgeholt. Die Otto-Friedrich-Universit?t Bamberg erstattet für den Transport weder anteilige Fahrt-, noch andere Kosten die anfallen. Der Transport erfolgt auf Gefahr der Besch?ftigten. Eine entsprechende Auflistung mit den ben?tigten Verbrauchsmaterialien bzw. der Informations- und Kommunikationstechnik ist im Antrag zur Wohnraumarbeit unter 3. T?tigkeiten und ben?tigte Ausstattung beizufügen. Die von der Otto-Friedrich-Universit?t Bamberg zur Verfügung gestellten Gegenst?nde verbleiben in deren Eigentum. Es wird ein Inventarverzeichnis erstellt. Eine Verwendung für private Zwecke sowie die Weitergabe an Dritte sind nicht gestattet. Von der Otto-Friedrich-Universit?t Bamberg gestellte Arbeitsmittel, insbesondere Rechner und Datentr?ger, sind gegen Benutzung durch Dritte abzusichern. Die bereitgestellte Ausstattung ist nach Beendigung der Telearbeit zurückzugeben. Die Otto-Friedrich-Universit?t Bamberg erstattet für den h?uslichen Arbeitsplatz weder eine anteilige Miete noch Betriebskosten.

Betriebsmittel oder Sachmittel (z. B. Druckerpapier, Disketten, Streamertapes, Magnetb?nder, Festplatten, CD-ROMs, DVDs, USB-Sticks, Flash-Speicher oder -karten, aber auch spezielle Tonerkassetten, Kohlepapier oder Carbonb?nder) werden irgendwann nicht mehr ben?tigt oder müssen aufgrund von Defekten ausgesondert werden. Wenn sie schützenswerte Daten enthalten, müssen sie so entsorgt werden, dass keine Rückschlüsse auf vorher gespeicherte Daten m?glich sind.

Bei funktionstüchtigen Datentr?gern müssen die Daten physikalisch gel?scht werden. Nicht funktionierende oder nur einmal beschreibbare Datentr?ger wie Akten oder CD-ROMs und auch DVDs müssen mechanisch zerst?rt werden. Zu vernichtende Sachmittel und Akten sind ausschlie?lich in der Otto-Friedrich-Universit?t Bamberg zu vernichten.

Personen, die nicht der Otto-Friedrich-Universit?t Bamberg angeh?ren, sollten am h?uslichen Arbeitsplatz nicht unbeaufsichtigt sein. Ist es nicht m?glich, Fremdpersonen st?ndig zu begleiten oder zu beaufsichtigen, muss zumindest der pers?nliche Arbeitsbereich abgeschlossen oder dienstliche Unterlagen weggesperrt werden: Schreibtisch, Schrank und PC (Zugriffssperre aktiviert). Für den h?uslichen Arbeitsplatz gilt ebenfalls, dass Familienmitglieder und Besucher sich nur dann alleine im Arbeitsbereich aufhalten dürfen, wenn alle Arbeitsunterlagen verschlossen aufbewahrt sind und die IT über einen aktivierten Zugriffsschutz gesichert ist.

Der elektronische Austausch von Daten zwischen Besch?ftigungsstelle und Telearbeitsplatz darf nur über eine von der/dem Datenschutzbeauftragten freigegebene Verbindung an die Otto-Friedrich-Universit?t Bamberg erfolgen, die dem Sicherheitsstandard des IT-Service entspricht.